Gemeente Amersfoort

Gemeente Amersfoort is sinds 2017 een opdrachtgever van ons. De afgelopen jaren zijn door verschillende consultants diverse opdrachten naar volle tevredenheid van de gemeente Amersfoort uitgevoerd.

De samenwerking begon in 2017 toen we gevraagd werden om een Facilitair Coördinator te leveren die tijdelijk leiding kon geven aan de Facility Desk, het Bedrijfsbureau en Huisvesting. Tijdens deze periode werd het one-stop-services concept uitgewerkt, waardoor de afdeling beter in staat werd gesteld om adequaat aan de interne klantvraag te voldoen.

Na afronding van deze opdracht werd Flott gevraagd om de rol van Teammanager in te vullen en leiding te geven aan de afdeling Informatie Beheer. Deze afdeling is verantwoordelijk voor het bewaken, beheren en vernietigen van de analoge en digitale archiefbescheiden.

In 2018 heeft Flott de organisatie ondersteund bij een drietal aanbestedingen op het gebied van schoonmaak, waaronder een Europese Aanbesteding Sanitaire middelen, een inbesteding schoonmaak met Amfors (sociale werkvoorziening) en een meervoudig onderhandse aanbesteding glasbewassing.

Na het succesvol afronden van de hierboven genoemde trajecten werden we gevraagd om de gemeente Amersfoort te ondersteunen in haar uitdaging met betrekking tot het digitaliseren van ruim 1300 strekkende meter bouwdossiers. Ter illustratie: dat is meer dan veertien keer de Onze Lieve Vrouwetoren of de Martinitoren op elkaar gestapeld. Het bleek een uitdagende opdracht te zijn om een passende leverancier te selecteren die aan de eisen en wensen van de gemeente kon voldoen.

Samen met de facilitaire adviseurs is een verdere professionalisering van de afdeling Facilitaire Zaken doorgevoerd. In gezamenlijkheid zijn diverse facilitaire aanbestedingen uitgevoerd waaronder Europese Aanbestedingen voor de reprografische dienstverlening, postbezorging (waaronder verkiezingspost) en de verhuisdiensten. Ook hebben we ondersteuning geboden bij de meervoudig onderhandse trajecten interieurbeplanting, vuilafvoer en BHV-opleidingen.

Als direct gevolg van Covid-19 zijn medewerkers van de gemeente in 2020 vrijwel volledig vanuit huis gaan werken. Hierdoor kreeg het tijd- en plaatsonafhankelijk werken in de organisatie (noodgedwongen) een flinke impuls. We hebben de gemeente mogen ondersteunen in het selecteren en contracteren van een partij die instaat was om op korte termijn complete thuiswerkplekken bij medewerkers thuis uit te leveren.

Eind 2022 is op verzoek van Facilitaire Zaken een inkoopstrategie voor 2022-2025 opgesteld om een soepele overgang naar het nieuw te bouwen stadhuis mogelijk te maken. Deze inkoopstrategie is tot stand gekomen door de huidige overeenkomsten te inventariseren en de impact van een mogelijke verhuizing op deze contracten te bepalen. Hierbij is een advies uitgebracht om contracten die logischerwijs samengevoegd kunnen worden te bundelen met als doel de effectiviteit, doelmatigheid en efficiëntie te vergroten.