De samenwerking van Stichting Humanitas & Flott

Van inkooptraject naar implementatie en borging van Eten & Drinken

Blog

Van visie naar praktijk: Humanitas zet volgende stap met eten en drinken
Stichting Humanitas & Flott:

Van inkooptraject naar implementatie en borging.
Eten en drinken zijn binnen Stichting Humanitas veel meer dan een praktische voorziening. Het is onderdeel
van kwaliteit van leven, welzijn en eigen regie. Vanuit die overtuiging ontwikkelde Humanitas een nieuwe visie
op eten en drinken. Vervolgens werd deze visie vertaald naar een programma van eisen voor uitgebreid
inkooptraject, met als doel een nieuwe samenwerkingspartner te vinden die niet alleen goede producten
levert, maar daadwerkelijk kan bijdragen aan de ambities van Humanitas. Na een intensief traject is Huuskes
geselecteerd als nieuwe partner. Daarmee is een belangrijke stap gezet. Tegelijkertijd begint nu een minstens
zo belangrijke fase: de implementatie en borging van de nieuwe visie en de gemaakte afspraken in de
dagelijkse praktijk.

1. Als je teruggaat naar het begin: waarom wilde Humanitas juist op het gebied van
eten en drinken een volgende stap zetten?
Rutger van Geenen:

De aanleiding was eigenlijk heel fundamenteel. We vinden dat eten en drinken een belangrijk onderdeel is
van goede zorg en kwaliteit van leven.
Het gaat voor ons niet alleen om de voedingswaarde van een maaltijd. Een eetmoment geeft structuur aan de
dag, zorgt voor gezelligheid en verbinding en kan bijdragen aan het gevoel van thuis zijn. Zeker binnen onze
verschillende doelgroepen is dat belangrijk.
We hebben in aanloop naar het aflopende contract met de vorige leverancier een nieuwe visie op eten en
drinken ontwikkeld. Daarin staat de bewoner centraal. We willen mensen zoveel mogelijk de regie geven over
wat, wanneer en hoe ze eten. Daarbij kijken we naar persoonlijke voorkeuren, leefstijl, culturele achtergrond
en natuurlijk naar eventuele dieet- of gezondheidsbehoeften.
Ook duurzaamheid is een belangrijk onderdeel van die visie. We willen bijvoorbeeld voedselverspilling
verminderen, meer plantaardige alternatieven bieden en waar mogelijk kiezen voor lokale en
seizoensgebonden producten.
Toen die visie er lag, ontstond de vraag of de dienstverlening die we hadden nog voldoende aansloot bij waar
we als Humanitas naartoe willen of dat we aan de hand van de herziene visie de productgroep eten en
drinken in de markt moesten gaan zetten.

2. Het inkoopproject was behoorlijk uitgebreid. Wat wilde je er uiteindelijk mee
bereiken?
Rutger van Geenen:

Voor ons was het belangrijk dat het geen traditionele inkoopactie zou worden waarbij we simpelweg op zoek
gingen naar de goedkoopste leverancier.
We hebben vooraf heel duidelijk beschreven wat we met de samenwerking wilden bereiken. Kwaliteit van
eten en drinken en dienstverlening stond daarbij voorop. Maar daarnaast wilden we ook een betere prijs-
kwaliteitverhouding, efficiënte processen en een logistiek die goed aansluit bij de praktijk.
Een belangrijk uitgangspunt was bijvoorbeeld dat we binnen het bestaande budget meer waarde gaan
creëren. Dat betekent dat je niet alleen naar de prijs van een product kijkt, maar naar de totale
dienstverlening. Een belangrijk onderdeel daarvan is geweest hoe de leverancier ons kan ondersteunen bij
het implementeren en borgen van de visie die we hebben geschreven. Hierbij kan je denk aan de keuze van
maaltijden maar ook de bereidingstechnieken en de ambiance en beleving van de verschillende
eetmomenten. De belangrijkste randvoorwaarde blijft namelijk: het moet bijdragen aan onze bewoners en cliënten.
Daarom hebben we negen thema's benoemd waarop leveranciers werden beoordeeld. Onder andere
doelgroep en maatwerk, welzijn en bewonerstevredenheid, milieu en duurzaamheid, budgetbeheersing, het
bestelsysteem, gezond en veilig eten, logistiek, training en ondersteuning en het onderscheidend vermogen
van de leverancier. Dat geeft volgens mij goed aan hoe breed we naar dit traject hebben gekeken.

Jullie hebben bewust gekozen voor een combinatie van theorie én praktijk.
Waarom?
Rutger van Geenen:

Als je alleen een offerte beoordeelt, krijg je natuurlijk een beeld van wat een leverancier op papier belooft.
Maar wij wilden ook ervaren hoe een potentiële partner in de praktijk werkt.
Daarom hebben we de beoordeling bewust opgebouwd uit verschillende onderdelen. Er was een schriftelijke
beoordeling, maar daarna volgden onder andere bedrijfsbezoeken, een expertcarrousel en proeverijen.
De bedrijfsbezoeken, proeverijen en ook de expertcarrousels heb ik persoonlijk als heel nuttig ervaren.
Uiteindelijk kun je heel veel over kwaliteit schrijven, maar je wilt natuurlijk ook weten wat bewoners en
medewerkers daadwerkelijk op hun bord krijgen en ook zeker niet onbelangrijk welk proces eraan voorafgaat,
voordat het op dat bord ligt. Juist door het bezoeken van de organisaties die in de laatste fase van de
aanbesteding nog mee deden hebben we met de werkgroep een mooi beeld kunnen vormen van de manier
van werken en de processen als bereiding, orderbehandeling en logistiek.
De werkgroep bestond al uit een brede vertegenwoordiging van de betrokken afdelingen maar voor de
bedrijfsbezoeken en proeverijen is daarnaast nog een bredere vertegenwoordiging vanuit de verschillende
disciplines betrokken geweest. Mensen vanuit de cliëntenraad, zorg, welzijn, facilitair en andere relevante
vakgebieden. Daarmee konden we voor deze ervaring en beoordeling de mening meenemen van alle lagen
van de organisatie, van directie en managers in de zorg tot de welzijnsmedewerker die dagdagelijks ook gaan
werken met de te selecteren partner.
Dat maakte het traject intensief, maar ook waardevol. Je krijgt niet één oordeel vanuit inkoop of facilitair, maar
kijkt met elkaar naar het totale plaatje.

4. Wat heeft Flott volgens jou aan dit traject toegevoegd?
Rutger van Geenen:

Het traject was omvangrijk en er waren veel belangen en perspectieven. Dan helpt het enorm als er iemand is
die structuur aanbrengt en het proces bewaakt en die bovendien “boven” de partijen staat en echt objectief en
dus zonder invloed van het huidige sentiment zaken in perspectief kan zetten.
Flott, in de persoon van Marcel (van Dalen) heeft ons geholpen om het traject professioneel en gestructureerd
vorm te geven. Daarbij ging het niet alleen om het inkoopproces zelf, maar ook om de manier waarop we de
verschillende betrokkenen meenamen.
Voor mij was vooral de objectiviteit belangrijk. Als je met verschillende mensen een leverancier gaat
beoordelen, wil je dat iedereen vanuit dezelfde uitgangspunten kijkt. De kennis en ervaring, van dergelijke
trajecten, die Marcel mee brengt heeft enorm geholpen om daar structuur in te brengen.
Daarnaast zijn wij scherp gehouden op de inhoud. We hadden onze visie op eten en drinken vastgesteld,
maar vervolgens moet je die visie wel vertalen naar concrete eisen en beoordelingscriteria en dat hebben we
gedurende dit traject heel nadrukkelijk gedaan.
De samenwerking werkte voor mij vooral goed omdat Marcel niet op de stoel van Humanitas is gaan zitten.
Wij bepaalden wat we belangrijk vonden; Marcel heeft geholpen om dat op een goede manier in het proces te
organiseren.

5. Huuskes is inmiddels geselecteerd. Toch begint er nu een nieuw project. Waarom?
Rutger van Geenen:

Een nieuwe partner betekent in de praktijk nog geen verandering.
We hebben veel tijd en energie gestoken in het selecteren van de juiste partner. Maar het moment waarop je
een overeenkomst sluit, is pas het begin van de volgende fase. Als je geen aandacht besteed aan de
implementatie en waarom er gekozen is voor de nieuwe partij gaan we de beoogde voordelen en de borging
van de visie zeker niet gerealiseerd worden.
Onze visie zegt bijvoorbeeld dat bewoners meer regie moeten ervaren, dat medewerkers goed toegerust
moeten zijn en dat duurzaamheid onderdeel moet worden van de dagelijkse praktijk.
Dat vraagt iets van de leverancier, maar óók van onszelf.
We moeten processen aanpassen waar dat nodig is, verantwoordelijkheden duidelijk beleggen en
medewerkers meenemen in de nieuwe werkwijze. We moeten ervoor zorgen dat locaties weten wat er van
hen verwacht wordt en dat er ruimte blijft voor de verschillen tussen onze doelgroepen.
Daarnaast willen we kunnen monitoren of we daadwerkelijk bereiken wat we hebben afgesproken.
Daarom maken we bewust de stap van inkoop naar implementatie en borging.
Het succes zit uiteindelijk niet in het tekenen van een goed contract. Het succes zit erin dat bewoners en
medewerkers de verbetering daadwerkelijk ervaren.

6. Waarom heb je Flott gevraagd om ook de implementatie te begeleiden?
Rutger van Geenen:

Dat is eigenlijk een heel logische vervolgstap. Implementatie vraagt om discipline en structuur. Het risico bij dit
soort trajecten is dat de energie na de gunning langzaam wegzakt. Terwijl juist dan de verandering moet
plaatsvinden.
De keuze voor Flott zit hem hier echt ook wel in de persoon van Marcel van Dalen. De aanpak en manier van
werken is ons echt enorm goed bevallen. Marcel heeft bovendien een hele grote ervaring als het gaat om
deze productgroep. Hij heeft al vaker trajecten gedaan waarbij hij betrokken is geweest van het schrijven van
de visie tot de implementatie en borging van de contractafspraken. Het is deze kennis en de kennis die hij
inmiddels had opgebouwd over onze organisatie die maakt dat we geen moment hebben getwijfeld dat Marcel
hiervoor de juiste persoon voor ons is en daarmee Flott als organisatie die hij vertegenwoordigd.
En uiteindelijk willen we dat het geen project meer is. Het moet onderdeel worden van hoe Humanitas werkt.

7. Als we straks een jaar verder zijn: wanneer zeg jij dat het project Eten & Drinken
écht succesvol is geweest?
Rutger van Geenen:

Dan moet je het verschil vooral kunnen merken op de locaties en dus over een x periode kunnen zien dat we
echte stappen hebben gemaakt in het borgen van de visie. We zijn meer hybride gaan koken, onze collega’s
voelen zich senang bij de manier van werken, wat onze bewoners weer ervaren tijdens de verschillende
eetmomenten.
Voor mij begint dat bij de bewoner en collega’s die dagdagelijks werken met onze bewoners. Heeft iemand
daadwerkelijk meer keuze? Sluit het eten beter aan bij persoonlijke voorkeuren? Is het eetmoment prettiger
geworden? Voelt iemand zich gezien en gehoord?
Daarnaast moeten onze medewerkers weten wat we willen bereiken en hoe zij daar iedere dag aan kunnen
bijdragen.
En we willen natuurlijk ook als organisatie aantoonbaar beter presteren. Op kwaliteit, op duurzaamheid en op
financiële beheersbaarheid.
We hebben bijvoorbeeld ambities op het gebied van voedselverspilling en duurzaamheid. Die moeten
uiteindelijk niet alleen in beleidsdocumenten staan, maar zichtbaar worden in onze resultaten.
De beste graadmeter is misschien wel heel eenvoudig: als een bewoner zegt 'het eten is heerlijk en voelt
zoals thuis', dan weten we dat we op de goede weg zijn. En als we een jaar later zeggen: 'We zijn eigenlijk
vergeten dat dit ooit een project was', dan hebben we het echt goed gedaan.

8. Welk advies zou je een andere zorgorganisatie geven die voor een vergelijkbaar
vraagstuk staat?
Rutger van Geenen:

Begin bij je visie en niet bij je leverancier. Dit is uiteindelijk het eerste wat ik heb aangegeven toen we
moesten beslissen of we de markt op zouden gaan. Is hoe wij over eten en drinken denken nog goed genoeg
vastgelegd in de visie en wordt er binnen de gehele organisatie gewerkt met diezelfde visie.
Pas als je dat stuk helder hebt ben je in staat om iets echt in de markt te zetten want als er niet goed is
beschreven hoe de organisatie denkt over, in dit geval, eten en drinken, dan ben je ook niet in staat een
duidelijk uitvraag bij potentiële leveranciers neer te leggen.
Zorg dat je de mensen die met de dienstverlening werken vanaf het begin betrekt. Bij ons zijn de cliëntenraad,
zorgprofessionals, het facilitair bedrijf, paramedische disciplines, zorg- en welzijnsmedewerkers en
management allemaal vanaf het begin aangesloten in de werkgroep en zij hebben vanuit hun eigen
perspectief hun bijgedragen geleverd.
Verder is een leverancier selecteren en een contract sluiten een belangrijke mijlpaal. Maar de echte
verandering begint daarna. Besteedt dus nog meer aandacht aan de implementatie. En dat stopt niet bij dat
de collega’s kunnen bestellen maar gaat veel verder. Juist het borgen van de doelstelling die is afgesproken
en waarop de leverancier is geselecteerd is belangrijk om werken met een dergelijk traject echt succesvol te
maken.
Voor ons is de lijn daarom heel duidelijk:
VISIE → INKOOP → IMPLEMENTATIE → BORGING.
De uiteindelijke winst zit niet in een succesvolle aanbesteding

flott actueel

Flott Voyage 2025

Vorige week trokken we met het hele Flott-team naar Workum voor Flott Voyage.

Blog

Samenwerking gemeente Eemsdelta

Trots op gegund vertrouwen.

Blog

Flott.Kennissessie

De natuur als spiegel.

Blog